浙江省爱心事业基金会公益项目合作管理制度

第一条 为规范浙江省爱心事业基金会（以下简称“基金会 ”） 公益项目合作的管理，确保项目运行的合法、合规、合理，提高项目管理工作质量，根据《中华人民共和国慈善法》（以下简称《慈善法》）《基金会管理条例》与《浙江省爱心事业基金会章程》，特制定本制度。

第二条 本制度所指的“合作项目”是基金会根据《慈善法》第二十六条规定，与不具有公开募捐资格的组织（以下简称执行机构）合作开展的，符合基金会宗旨和业务范围的公益慈善项目。合作项目由执行机构提交项目方案交由基金会审核，基金会审核通过后，由基金会开展公开募捐并管理募得款物，基金会对执行机构予以资助，并由执行机构负责实际执行。

第三条 项目管理常规流程可按周期分为：
（一）项目立项管理，包括项目前期调研与项目方案拟定、立项审批、项目备案等工作；
（二）项目执行管理，包括协议签订、资金拨付，以及项目过程中的监测、项目信息公示、研究分析等工作；
（三）项目结项管理，包括项目结项、资料归档、成效评估等工作；
（四）项目信息归档管理，包括项目过程材料的储存，项目信息的归档。

第四条 项目经费的管理和使用应当符合法律法规。

第五条 项目方案申报，执行机构应符合下列条件：

（一）依法注册且有效存续，近三年内未被列入异常名录；

（二）有详细科学的项目调研报告；

（三）有符合项目管理要求的执行团队和管理机制；

（四）配备专业财务人员，财务管理规范，能保证专项核算、专款专用；

（五）能提供合规的财税监制票据，具有项目执行、项目反馈、财务披露等能力；

（六）执行机构及其负责人、核心管理人员过去一年没有不良记录及舆情事件。

第六条 项目立项管理工作应当符合基金会宗旨和业务范围，以及基金会章程的有关规定，充分考虑项目的公益性、专业性、可持续性和社会效益等，具体包括：

（一）项目内容设计应具备良好的公益性，选择社会和公众需求强烈、社会供给不足的领域开发设计公益项目；

（二）项目应具备良好的专业性，具备在专门领域解决社会问题的方案与能力；

（三）项目应考虑受益对象机会均等的问题，尽力覆盖边缘化群体和弱势群体，提升公益项目的社会价值；

（四）项目应力争具备一定的可持续性或具备可持续发展潜力，努力保障持续性的资金投入和受助方的持续性发展；|

（五）项目应具备良好的社会效益，基于项目所产出的成果，可以在相关领域中取得良好的社会效益。
 

第七条 项目方案申报须填写基金会项目调研报告，项目调研报告包括但不限于以下内容：
（一）项目名称、申请机构介绍，包括机构的类型、性质、使命与愿景、受助对象、组织架构、人员情况、正在开展的项目和已经完成的项目情况介绍等；
（二）项目执行团队介绍，包括申请机构负责人和项目团队主要成员简历和相关资质证明，以及成员在项目中的职责与分工等；
（三）项目账户信息和资金管理流程；
（四）项目介绍，包括项目的立项依据，实施时间、地点、周期、方法、主要活动，和受益人群等；
（五）项目预算和项目执行时间表
（六）项目监测评估；
（七）项目档案管理。

第八条 申请机构须提交主体资质证明、机构章程等内部管理文件，以及其他必要文件。

第九条 基金会收到项目申请后，应通过约谈、访谈、现场调查等方式进一步了解申报项目方案的详细情况。对首次申请的项目方案，应重点审核申请机构资质与诚信记录、项目团队的执行能力和预期慈善公益效果。

第十条 基金会可根据项目需要，组织基金会内外部项目人员或者相关领域的专家组成项目评审小组参与项目立项评审环节，以提高项目运作水平，提升基金会的专业能力。

第十一条 所有项目的立项，经项目部审批通过后，由秘书长、理事长按金额权限依次审批：
（一）项目年度预算金额100万元人民币（不含）以上，经秘书处报理事长核批；
（二）项目年度预算金额100万元人民币（含）以下，由秘书长核批。

项目部门应当提交所有项目相关的材料予以审核，并根据核批要求补充相应的材料。

第十二条 基金会项目负责人应按照立项审批通过的项目实施方案，与项目合作方、执行方等在平等协商的基础上，签署格式正确、条款完备、约定明确的书面协议。基金会项目负责人应要求各项目参与方严格遵守保密规定，必要时签订保密协议，按协议约定承担保密义务。

第十三条 项目立项审批通过且签订项目合作协议后，由基金会依法在慈善中国平台进行备案，备案后方可实际执行项目。慈善中国平台备案和公示要遵守法律法规，具体操作规范包括但不限于：
（一）项目名称、机构、预算等备案信息与项目在各筹款平台一致；
（二）项目在各筹款平台设置的筹款目标金额总额及实际筹款总额均不得超过备案筹款金额；
（三）项目募捐收入应当及时核查，单独、准确地在慈善中国平台填写披露；
（四）项目财务披露和执行进展必须每三个月在慈善中国平台详细、规范披露；
（五）项目筹款金额等信息发生变更的，应当及时在慈善中国平台提交变更后的信息；
（六）项目发生停止筹款等状态的，应当及时在慈善中国平台更新项目状态；
（七）其他根据法律法规和慈善中国平台规则应当进行的操作。

第十四条 项目进入实施阶段后，由基金会项目负责人按照立项审批通过的项目实施方案，联络项目相关单位，协调处理项目实施中遇到的问题，领导项目团队负责整个项目的日常管理、定期汇报、评估验收等全程跟踪工作，确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行、项目效果按绩效输出。

第十五条 项目实施过程中，项目发生如下任一重大变更的，基金会项目负责人应及时向秘书长汇报并发起变更流程：
（一）项目实施内容，或项目目标发生重大变化的；
（二）项目预算需增加20%（含）以上的；
（三）项目执行期限需增加20%（含）以上的。
项目变更，由秘书长及理事长审批通过后方可实施，并及时在慈善中国等平台进行申报。

第十六条 经审批通过的项目变更事项，基金会项目负责人应负责及时与执行机构签署补充协议。

第十七条 基金会项目负责人应按项目实施方案，跟进项目的日常管理工作，完整记录项目过程材料，准确反映项目执行过程，形成项目阶段报告，对项目资金预算和使用情况进行有效复核和监督，并做好过程材料及阶段报告的存档工作。

第十八条 项目拨款计划由基金会与项目执行机构根据项目活动周期协商安排，并在项目合同或补充协议中作出明确的约定，可视项目需要以一次性或分批拨付。

第十九条 首批资金于项目合同签订后按约定拨付。若需分批拨付，后续资金根据项目实际进展情况拨付，拨付时执行机构须提交书面的项目进展报告和项目专项财务报告。必要时酌情保留不低于项目预算的5％作为尾款，于执行机构提交验收合格的结案报告后予以拨付。

第二十条 因自然灾害等突发性原因发生的资助项目、额度特别小的资助项目等可根据具体情况决定付款的时间、次数及比例。

第二十一条 基金会项目负责人根据项目协议约定，在符合项目拨款条件的前提下，根据第十一条分级核批原则，以签报方式报送拨款核批，要求执行机构填写付款申请单，并跟踪拨款流程。

第二十二条 完成拨款签报核批后，基金会项目负责人提交完整的拨款核批材料给基金会财务部审核，财务部审核通过后逐级报基金会秘书长、理事长签批后方可安排拨款。

第二十三条 执行机构应建立项目专项台账，并建立项目定期报告制度：
（一）执行机构须在12月底前提交当年项目年度报告；
（二）分批拨付的项目，在每次拨付前须提交已拨付款项的财务报告和进展报告；
（三）项目完成后，应提交项目结案报告和结案财务报告。项目结案报告应包括如下内容：项目基本情况、执行情况、受益方情况、慈善公益效益评估等。
（四）项目官员具体负责分管项目的报告跟进和落实，所在部门每年年底核查项目档案。

第二十四条 基金会根据国家相关规定定期或不定期对合作项目进行财务检查，财务检查应完整、准确整理汇总项目执行情况和资金使用情况，并同基金会财务，或由基金会委托第三方专业机构对项目执行情况与资金使用情况进行检查、监督、评估和审计。

第二十五条 如果项目发现以下情况，基金会可以单方终止项目的执行、停止款项拨付并收回执行机构剩余的项目款项：
（一）执行机构的项目执行能力较弱，导致项目不能正常实施和结项；
（二）执行机构提交虚假的项目材料和总结报告；
（三）执行机构提交虚假的财务报告和原始单据；
（四）执行机构拒绝提供相关材料，或拒绝正常的工作配合，或拒绝进行项目评估和财务审计。

第二十六条 如项目执行中存在严重问题或违法违规行为的，基金会有权依照相关法律法规和项目协议的约定，追究执行机构或机构负责人的责任。

第二十七条 如项目因所处自然、社会环境等因素（如自然灾害、政策变动），而导致项目需要终止的，由执行机构提出书面申请，报基金会秘书长批准后执行。

第二十八条 项目终止，执行机构应当与基金会签订合同终止协议或合同解除协议，已拨付资金或财产如有剩余的，项目执行机构应当于终止协议签订后五个工作日内退回基金会。

第二十九条 基金会设专员负责项目的档案管理工作，基金会项目负责人负责项目档案编制。在项目启动后，项目负责人应立即设立项目档案管理清单，并按期收集整理好档案交档案专员管理，档案专员负责督促项目档案的定期归档，并永久保存。

第三十条 项目档案至少应包括如下内容：项目申请文件、评审文件、项目调研报告、项目预算表、项目合同、项目请款申请、项目批复文件、监督检查报告、项目定期报告（进展报告和财务报告）、结案报告等，执行机构还应在执行过程中配合做好以下项目台账材料，具体如下：
（一）项目执行方应制作并保存齐全的服务对象档案，以及志愿者、实习生、外聘人员等相关人员名单。多次参与项目工作的非本机构人员，须签订协议，注明工作时间和工作量。
（二）对项目活动中参与人员身份或资质有特定要求的，须保存其身份或资质证明文件的复印件。
（三）项目日常活动应有记录及服务对象的反馈意见；主题活动或讲座、培训等应有参加人员签到表及小结记录；拍摄的照片等资料应有日期显示。
（四）与项目相关的成果或产出，如出版物、报告、会议日程、录像/录音带、光盘以及新闻报道等，应妥善保存归档，其中出版物和光盘须拷贝一份提供给基金会。
（五）项目采购的供应商选择、产品质量调研、市场多方比价或招投标等材料。
（六）项目执行方应按要求及时汇报动态、进展、执行支出、年报等项目筹款与执行情况。原则上执行进展不超过 90 天一次:财披不超过 180 天一次;执行动态即时发布;年度报告不超过365天。
（七）项目执行方须严格按照协议规定时间提交中期或结项报告，无正当理由逾期超过三个月未提交，基金会将停止项目执行和款项拨付并收回执行机构剩余的项目款项。

第三十一条 项目执行机构对基金会负有诚信义务，应诚实履行慈善公益项目，通过项目实施充分发挥资助资金的慈善公益效用，项目申报、实施中如发现执行机构提交虚假资料、滥用、挪用资金等重大问题，基金会可随时中止或终止项目协议，停止款项拨付并收回执行机构剩余的项目款项，并依法追究执行机构及相关人员法律责任。

第三十二条 基金会人员应当遵守法律法规、规章制度、劳动纪律和职业道德，忠诚履行工作职责，不得利用职权谋取私利。工作中如发现有影响项目申报、评审、实施与管理或其他方面的不当行为，由基金会提出批评，造成严重后果的，可由基金会解聘、辞退，并在适用情况下应追究有关法律责任。

第三十三条 本制度经2024年7月10日第四届理事会第二次会议表决通过，于2024年7月10日起执行。