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                                                               浙江省爱心事业基金会内部控制制度 

 

 

本会由义工管理办公室、资助实施部、宣传活动部、事业发展部、办公室五部门组成。各部门工作范围如下:

义工管理办公室是基金会组织社会热心人士进行培训,经培训合格后成为阳光义工,参与对弱势群体的走访核查,参与各类形式的募捐活动,上门给受助者送钱送物送爱心的管理部门。

资助实施部是基金会的救助管理部门。主要职能是:接受和处理各类急需款物资助对象的报名、审核、归档和联络工作,收集各类典型事例的信息,结对资助各类特困对象,拟订救助资金计划表,确保捐赠者对资助工作的满意。

宣传活动部是基金会开展爱心活动的宣传和实施部门。主要职能是策划爱心活动方案,具体组织实施爱心活动,寻找并发现捐赠者和受助者以及义工中的各类典型事例,联络中央、省、市各类媒体,对基金会各类活动以及典型事例进行报道。

事业发展部是基金会筹措资金、发展事业的筹资实施部门。主要职能是策划筹资活动方案并具体组织实施,为基金会筹集资金,资助急需帮助的特困群体,同时为基金会爱心事业健康发展,创造良好的物质条件。

办公室是协助基金会领导贯彻执行理事会确定各项工作的助手,协助管理财务、人事、工资、福利、保密、档案、后勤等工作,承办文秘、统计、接待等工作。

 

内控措施具体如下;

一、现金管理制度

1、钱账分管制度:即管钱的不管账,管账的不管钱原则。基金会专职出纳员,负责办理现金收、付和现金保管业务,非出纳人员不得经管现金收、付和现金保管业务。《会计法》规定出纳人员不得兼管稽核会计档案保管和收入、费用、债权、债务账目的登记工作,但应负责登记现金日记账和银行存款日记账,与会计员登记的现金银行存款总账,相互核对。

2、现金开支的范围:根据《现金管理暂行条例》及其实施细则的规定,(1)支付员工工资、(2)支付差旅费、(3)支付因公借款、(4)支付零星采购材料和用品款、(5)支付运杂费。

3、现金必须及时交库:各部门不得收取现金,应由财务部门统一开票收取,不得挪用、挤占和公款私存银行。

4、坚持日清日结:出纳员办理现金出纳业务,必须做到按日清理、按日结账,结出库存现金账面余额,并与库存现金实地盘点数核对相符,是避免出现长款、短款账实不符的重要措施。如有长款、短款,应查明原因,属于账务的错误及时更正,属于出纳员工作疏忽或业务水平问题,一般应由过失人赔偿。

5、坚持现金盘点制度:出纳自身盘点,应由领导以及有关业务人员定期抽查盘点,重点检查账款是否相符,有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪行为。

6、规定库存现金限额:实际库存现金超过库存限额时,出纳员应将超过部分及时送存银行,如实际库存现金低于库存限额,应及时补提现金。

现金报销流程:

1、费用支出部门经办人填制支出凭单,凭正式发票(取得的原始发票上要注明有单位名称,票据填写要完整、印章要清楚,符合有关规定),经部门负责人签字同意,交会计审核签字,报秘书长批准签字,由出纳办理报销手续。

2、因工作需要,如出差、业务招待和杂费;购买100元以上的办公用品等(100元以内,不予借支,先个人垫付,然后凭正式发票报销),支取现金时,必须由经办人员填写现金支出申请,经部门负责人签字同意,交会计审核签字,报秘书长批准签字,出纳方可办理支取现金手续。

3、报销事宜应由经办人员亲自办理,不得相互转让或让他人代替办理。

4、罚款一律不予报销。

5、如需大额现金(一万元以上),应提前2天通知财务部,以便做好准备。

6、现金领用人与审批人不得为同一人

二、银行存款管理

1、各类货币资金,应按照资金性质或业务需要,开设银行账户进行结算。财务部门应设置银行存款分户账,逐日记录收、支、结存情况,每月与银行对账单核对,编制未达账款调节表,保持账账相符。

2、各类银行存款的支票预留印鉴和密码,由财务负责人和出纳人员分别掌握,不得向其他部门或个人借用、泄漏。如因借用泄密而造成的经济损失应由财务部查明原因,追究借用、泄密者的赔偿责任。

3、使用现金支票,不论对外支付款项或补充库存,均需由财务负责人或其指定人签发。

4、使用转账支票,应由经办部门或经办人员持填写借据和结算凭证(包括购货发票、账单、收据等)经财务负责人和秘书长签字同意后,由出纳开出转账支票,凡不能预先取得结算凭证,需要借用空白支票时填写借据和经财务负责人和秘书长签字同意后,由经办人员在出纳员处办理借(领)用款手续,并在支票有关栏目填写签发日期、用途和限额,方可借出。借出的转账支票如发生丢失现象,经办人员应及时向财务部门报告,并向银行办理挂失手续。由于支票丢失造成的经济损失,应由丢失人赔偿,特殊情况可由财务部门根据具体情况提出处理意见,经秘书长或理事会批准后处理。

5、需采用银行汇票、商业汇票、银行本票、汇兑、委托收款、信用证、托收承付等结算形式办理收、付款项者,同领用转账支票程序。

6、严格执行银行结算规定。任何人不得出租或出借银行存款账户;不准签发空头支票和远期支票;不得弄虚作假套取现金和银行信用卡。否则,由此造成的罚款等损失应由责任人赔偿。

支票使用流程:

1、支票由出纳管理,领取支票需经办人员填写支票领用单,经部门负责人签字同意,交会计审核签字,报秘书长批准签字,出纳方可签发。

2、建立支票领用薄,凡领用者一律登记签字。

3、签发支票时,必须详细填写日期、用途、金额(或限额)。不得开空头或远期支票。

4、支票一经签发要妥善保管,遗失立即向财务部报告,并向银行挂失,若造成经济损失,由遗失者自负。

5、未经秘书长同意, 领用人不得改变支票用途。

6、领取支票后,凭正式发票,报销方法与现金报销一样。

7、领支票后,逾期无故不办理报销手续的,出纳一律拒绝签发第二张支票。

三、加强审计监督

建立内部审计制度。内审是本会内部控制系统中一个特殊的构成要素,是对内部控制的再控制。由于它对本会的管理风格、会计核算、控制程序等方面均熟悉,可以渗透到各个部门,使其对内部监督更为有效。同时聘请会计事务所等中介机构进行审计,逐渐形成一套内部审计与外部审计、常规审计与专项审计、静态审计与动态审计相结合的适应自身发展的监督体系,提升本会的会计信息质量和公信力。

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